遠距工作的Know How

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台灣目前為止還滿幸運的,沒有到封城的地步,只是我有一些朋友目前正在努力適應遠距工作。因為我一直都都遠距工作,一生沒有進過任何辦公室上一整天的班,疫情降臨時,至少工作形態方面,我完全沒有適應的陣痛期,於是最近最常跟朋友聊的,就是「遠距工作的Know How」。

 

.瘟疫期間的遠距工作,比和平年代要遠距工作更困難.

平常要遠距工作已經有很多要克服的障礙了,例如怎麼排除干擾、怎麼維持效率、沒有辦公室和上下班時間後,工作時數和空間該怎麼安排。瘟疫期忽然不得不遠距工作,挑戰會比平常更多,例如從來沒有遠距工作的經驗、疫情讓人焦慮、比平常更想不停的刷新聞,如果身處在「不能出門」的情況下,身心還會同時面對更多壓力。

要一邊跟上時事的更新,一邊適應不同的工作型態,還要一邊保持工作效率良好,真的很不容易。於是我決定把這幾天聊天的內容,以及我十多年來一直都遠距工作的經驗整理成下文,希望能幫助正在遠距工作狀態中摸索的讀者們,盡快渡過工作型態轉換的陣痛期。

 

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.空間的界線.

我的個人經驗是,空間的界線比時間的界線更重要。創造出空間的界線的同時,時間的界線就會被順便創造出來。此外,空間的界線也比時間的界線好創造。

人的心理習慣是會把特定的行為指派給特定的空間,如果我們的日常生活中,除了自己在公司的辦公桌之外,沒有任何工作空間的話,那麼不進辦公室卻能夠好好工作的第一個挑戰是——我們得憑空創造出一個適合工作的空間。我是這麼做的:

還能出門,就去咖啡館。我和我的Freelancer朋友經常會交換適合工作的咖啡館口袋清單,大抵上來說,安靜、咖啡好喝、不限時,wifi訊號夠強並且提供插座充電的咖啡館,就已經很適合工作了,有一次我們還找到一家提供鹹食的咖啡館,簡直是Freelancer的工作天堂,可惜那家咖啡館的網路訊號太不穩定,最後從我的口袋清單中出局。

咖啡館的唯一問題就是可能會客滿,於是計時出租的小辦公室或會議室也是可以考慮的工作空間,不一定很安靜,但至少租下場地之後,就一定有桌椅可以坐下來,餓了也還可以直接叫食物外送服務。

不能出門,家中就要分隔出工作和休息的空間。我在Freelancer工作的初期只有桌上型電腦,所以有好幾年的時間是在住處的小房間裡工作的。如果你的處境是沒有筆記型電腦、或者需要居家檢疫/居家隔離,在家工作的大原則是一個空間,一個功能,例如只在客廳或書房工作。如果家裡沒那麼多空間(例如住在套房的話),至少把工作和休息的區塊分別一下,例如在書桌上工作,床只拿來睡覺之類的。

不同的電子裝置負責不同的用途。算是「一個空間,一個功能」的數位實踐。例如筆電或桌機只用來工作,要追劇就用平板。透過物品的功能來規範自己的責任。

用音效創造空間界線。另一個可以創造出工作和休息空間的方式是放音樂,用音樂來形成工作和休息的氣氛。Youtube上有很多適合工作的音樂播放清單,最近我喜歡的工作音樂則是Lo-Fi Hip Hop。要進入下班狀態時就會放能夠放鬆的音樂。

 

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.時間的界線.

所有在時間上建立的界線,都只是為了一個目標:高效率。遠距工作的初期,另一個挑戰是要克服「沒有明確的上下班時間」,因為有時間用不完的錯覺,所以變得很容易陷入效率非常低落的長工時狀態,白話就是「在電腦前面一整天之後,卻說不出來自己真的做了那些事情」。

列出待辦清單是很不錯的開始。我會在前一天晚上就想好隔天要做的事,一天開始工作之前,就想好今天下班時要完成的進度。預先在心理上先把一天想過一次。

使用時間箱。用番茄鐘工作法切出時間箱的段落也是很有效率的工作方式。三月初疫情全球大流行時,我大約有三週左右的時間,處在對疫情過度關心的狀態,會一直滑手機、看各種新聞的更新。後來也是用番茄鐘解決這個問題——直接規劃一段番茄鐘的25分鐘,那25分鐘之內就是看各種疫情的新聞看到想吐,算是用洪水法治好自己。

使用了時間箱就會順便把明確的上下班時間給訂定出來,工作跟生活互相滲透的問題也就一併解決。

追蹤工時。番茄鐘也是追蹤工時很好用的工具,我透過番茄鐘的單位計算自己完成各種不同的工作,需要多少時數,通常使用之後會發現,很多簡單的任務需要的時間往往比我所預期的短很多(但也有可能是被番茄鐘改善了效率的緣故)。

關掉手機或關掉網路。對於改善工作效率非常有用的一招。事實上就算好幾天不開網路,我們也不會真的錯過什麼,確診人數的增減(目前沒有減只有增)也不會改變我們生活的方式,出門一樣戴口罩,回家一樣立刻洗手。

 

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.人際關係的界線.

這部分算是延伸了空間的界線的主題,畢竟大家忽然間都回家工作了,在同一個屋簷下相處的時數大增,住在一起一定要溝通跟節制,否則關在同一個房子裡互相傷害,並不會有助於遠距工作及一起生活的品質。

如果還有室友或跟家人住在一起,溝通清楚工作與希望不要被打擾的時段。我比較幸運的是有自己的房間,專心工作的時候會在門上貼紙條。

責任的歸屬也要溝通好。帶小孩或家事的責任歸屬說清楚也很重要。我是我家第一個成為Freelancer的人,剛開始在家工作的時候,經常會被家人打斷:「垃圾你去倒一下」、「你現在趕快去幫我買XX」、「出來吃飯」、「你看你看我朋友傳這個給我好好笑,你趕快看一下啦」,當時請他們不要來打斷我,還會被情緒勒索「只是叫你幫忙一下,你馬上就可以回來繼續工作了啊,中斷一下又不會死,連幫忙一下都不肯喔」。(註一)

溝通無效只好去咖啡館求個清靜。

跟正向的朋友保持聯絡。和同事或團隊一起工作的好處是會有新的刺激跟創意, 和能夠帶給自己正向影響跟刺激的朋友保持聯絡,會讓遠距工作品質變好。

孝親行程。因為有更多時間會跟家人相處,三餐可能都在家裡吃,把握這些相處的時間當作孝親行程,或是伴侶關係品質優化行程,時時心懷感恩的心感謝有你,其實有時候家人需要的也只是陪伴。

 

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.跟疫情新聞之間的界線.

平常就已經刷夠多臉書了,這種時候可能刷更多臉書——至少我有這個階段。注意到自己已經被疫情吸走太多注意力之後,就開始自我管制。

我現在只有在衛福部每天下午的記者會後,看一下更新,跟熟朋友聊一下國內外的情況,同時收看適量的外媒報導,然後就收工不再看疫情的消息了,反正也不會今天看、明天就疫情趨緩。

千萬不要一起床就看新聞,一天就先被毀掉一半了。

 

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.與身體健康有關的一點建議.

每天都要曬太陽。還能出門的話,每天都要出門曬一下太陽,如果不能出門,也要去陽台曬一下太陽。讓身體吸收自然光真的很重要。

在家運動。家裡已經有運動器材的話,把堆在上面的東西搬下來,開始使用吧!前幾天跟朋友聊起來,他已經決定不去健身房運動了。這時候我就慶幸多年前我選了瑜伽,再加上2019一整年我東奔西跑,於是養成了在哪裡都可以自己一個人練習的習慣(之前會很勤勞的去瑜伽會館上團體課)。運動真的很有幫助,不只是物理身體的健康,也會有效降低焦慮。(註二)

一定要控制咖啡和零食的攝取量。我的觀察是,咖啡的攝取量要比平常更少,因為在家工作的活動量會比通勤去公司上班低,還有就是現在讀壓力比平常還大的話(無論是因為疫情還是因為工作型態轉換),咖啡更要少喝。如果會用吃來轉移自己的焦慮的話,也要注意自己是不是焦慮的一直吃零食。

 

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.隔離狀態.

我沒有遭遇過完全不能出門的狀態,為了寫這一段,我認真的回想了一下最接近隔離的生活方式——能想到的就是在高雄六龜緬甸內觀的時候,留在內觀中心裡是滿隔離的;去瑜伽中心訓練的時候也滿隔離的,畢竟中心裡什麼都有,完全不用離開中心就能生活,很像住校;在Goa的時候雖然沒有很強的隔離感,但是當時沒有電腦,一天的行程也很少,南印度網路訊號又很弱,就是個沒事做、沒地方去、沒網路可用的情況,所以在Goa有經驗過「無所事事的受困感」。

找一件事情來享受是滿能調劑的事情。某個晚上,我把買了很久一直沒有空畫的著色本拿來好好的畫完,其實是滿享受的。

跟能支持自己的朋友視訊。通訊科技可以緩解無法離開住處的處境,如果人品不佳沒有朋友,有5G訊號也沒用。

 

.我自己的感受.
  1. 早上起床千萬不要看新聞。
  2. 與其刷臉書,不如去看一本真正的書。
  3. 三月開始,我注意到自己的腦袋更紛亂,更容易分心,比平常更難冷靜。在盡力回到最佳狀態的過程中,也要比平常更寬容自己。不是只有我們在焦慮,大家都焦慮。體諒自己這時候沒法跟以前一樣狀態好,接受自己現在的狀態
  4. 真的太焦慮就做簡單的工作,冷靜下來才作比較需要創造力、創意和靈感的工作。

我的工作量差不多,不過社交生活變少,通勤時間也變少,多了很多時間可以做自己想做的事,還有自我觀察。整個世界彷彿慢了下來,過了煞車期之後,我覺得我適應得還不錯。

 

.延伸閱讀.

Francesco Cirillo,《間歇高效率的番茄工作法》。

James Clear,《原子習慣》。

Chris Bailey,《最有生產力的一年》。

Ryder Carroll,《子彈思考整理術》

 

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註一:如果是創作型的工作內容,真的很怕被打斷。勞務型的工作因為可以靈肉分離的做,所以比較有可以打斷的可能性。

註二:分享兩個我最愛的瑜伽教學頻道給大家:Fightmaster Yoga, and Yoga With Adriene

 

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