远距工作的Know How

Photo by Bethany Legg on Unsplash

 

台湾目前为止还满幸运的,没有到封城的地步,只是我有一些朋友目前正在努力适应远距工作。因为我一直都都远距工作,一生没有进过任何办公室上一整天的班,疫情降临时,至少工作形态方面,我完全没有适应的阵痛期,于是最近最常跟朋友聊的,就是「远距工作的Know How」。

 

.瘟疫期间的远距工作,比和平年代要远距工作更困难.

平常要远距工作已经有很多要克服的障碍了,例如怎么排除干扰、怎么维持效率、没有办公室和上下班时间后,工作时数和空间该怎么安排。瘟疫期忽然不得不远距工作,挑战会比平常更多,例如从来没有远距工作的经验、疫情让人焦虑、比平常更想不停的刷新闻,如果身处在「不能出门」的情况下,身心还会同时面对更多压力。

要一边跟上时事的更新,一边适应不同的工作型态,还要一边保持工作效率良好,真的很不容易。于是我决定把这几天聊天的内容,以及我十多年来一直都远距工作的经验整理成下文,希望能帮助正在远距工作状态中摸索的读者们,尽快渡过工作型态转换的阵痛期。

 

Photo by Roberto Nickson on Unsplash

 

.空间的界线.

我的个人经验是,空间的界线比时间的界线更重要。创造出空间的界线的同时,时间的界线就会被顺便创造出来。此外,空间的界线也比时间的界线好创造。

人的心理习惯是会把特定的行为指派给特定的空间,如果我们的日常生活中,除了自己在公司的办公桌之外,没有任何工作空间的话,那么不进办公室却能够好好工作的第一个挑战是——我们得凭空创造出一个适合工作的空间。我是这么做的:

还能出门,就去咖啡馆。我和我的Freelancer朋友经常会交换适合工作的咖啡馆口袋清单,大抵上来说,安静、咖啡好喝、不限时,wifi讯号够强并且提供插座充电的咖啡馆,就已经很适合工作了,有一次我们还找到一家提供咸食的咖啡馆,简直是Freelancer的工作天堂,可惜那家咖啡馆的网路讯号太不稳定,最后从我的口袋清单中出局。

咖啡馆的唯一问题就是可能会客满,于是计时出租的小办公室或会议室也是可以考虑的工作空间,不一定很安静,但至少租下场地之后,就一定有桌椅可以坐下来,饿了也还可以直接叫食物外送服务。

不能出门,家中就要分隔出工作和休息的空间。我在Freelancer工作的初期只有桌上型电脑,所以有好几年的时间是在住处的小房间里工作的。如果你的处境是没有笔记型电脑、或者需要居家检疫/居家隔离,在家工作的大原则是一个空间,一个功能,例如只在客厅或书房工作。如果家里没那么多空间(例如住在套房的话),至少把工作和休息的区块分别一下,例如在书桌上工作,床只拿来睡觉之类的。

不同的电子装置负责不同的用途。算是「一个空间,一个功能」的数位实践。例如笔电或桌机只用来工作,要追剧就用平板。透过物品的功能来规范自己的责任。

用音效创造空间界线。另一个可以创造出工作和休息空间的方式是放音乐,用音乐来形成工作和休息的气氛。Youtube上有很多适合工作的音乐播放清单,最近我喜欢的工作音乐则是Lo-Fi Hip Hop。要进入下班状态时就会放能够放松的音乐。

 

Photo by Alexa Williams on Unsplash

 

.时间的界线.

所有在时间上建立的界线,都只是为了一个目标:高效率。远距工作的初期,另一个挑战是要克服「没有明确的上下班时间」,因为有时间用不完的错觉,所以变得很容易陷入效率非常低落的长工时状态,白话就是「在电脑前面一整天之后,却说不出来自己真的做了那些事情」。

列出待办清单是很不错的开始。我会在前一天晚上就想好隔天要做的事,一天开始工作之前,就想好今天下班时要完成的进度。预先在心理上先把一天想过一次。

使用时间箱。用番茄钟工作法切出时间箱的段落也是很有效率的工作方式。三月初疫情全球大流行时,我大约有三周左右的时间,处在对疫情过度关心的状态,会一直滑手机、看各种新闻的更新。后来也是用番茄钟解决这个问题——直接规划一段番茄钟的25分钟,那25分钟之内就是看各种疫情的新闻看到想吐,算是用洪水法治好自己。

使用了时间箱就会顺便把明确的上下班时间给订定出来,工作跟生活互相渗透的问题也就一并解决。

追踪工时。番茄钟也是追踪工时很好用的工具,我透过番茄钟的单位计算自己完成各种不同的工作,需要多少时数,通常使用之后会发现,很多简单的任务需要的时间往往比我所预期的短很多(但也有可能是被番茄钟改善了效率的缘故)。

关掉手机或关掉网路。对于改善工作效率非常有用的一招。事实上就算好几天不开网路,我们也不会真的错过什么,确诊人数的增减(目前没有减只有增)也不会改变我们生活的方式,出门一样戴口罩,回家一样立刻洗手。

 

Photo by Andrew Neel on Unsplash

 

.人际关系的界线.

这部分算是延伸了空间的界线的主题,毕竟大家忽然间都回家工作了,在同一个屋簷下相处的时数大增,住在一起一定要沟通跟节制,否则关在同一个房子里互相伤害,并不会有助于远距工作及一起生活的品质。

如果还有室友或跟家人住在一起,沟通清楚工作与希望不要被打扰的时段。我比较幸运的是有自己的房间,专心工作的时候会在门上贴纸条。

责任的归属也要沟通好。带小孩或家事的责任归属说清楚也很重要。我是我家第一个成为Freelancer的人,刚开始在家工作的时候,经常会被家人打断:「垃圾你去倒一下」、「你现在赶快去帮我买XX」、「出来吃饭」、「你看你看我朋友传这个给我好好笑,你赶快看一下啦」,当时请他们不要来打断我,还会被情绪勒索「只是叫你帮忙一下,你马上就可以回来继续工作了啊,中断一下又不会死,连帮忙一下都不肯喔」。(注一)

沟通无效只好去咖啡馆求个清静。

跟正向的朋友保持联络。和同事或团队一起工作的好处是会有新的刺激跟创意, 和能够带给自己正向影响跟刺激的朋友保持联络,会让远距工作品质变好。

孝亲行程。因为有更多时间会跟家人相处,三餐可能都在家里吃,把握这些相处的时间当作孝亲行程,或是伴侣关系品质优化行程,时时心怀感恩的心感谢有你,其实有时候家人需要的也只是陪伴。

 

Photo by Paul Hanaoka on Unsplash

 

.跟疫情新闻之间的界线.

平常就已经刷够多脸书了,这种时候可能刷更多脸书——至少我有这个阶段。注意到自己已经被疫情吸走太多注意力之后,就开始自我管制。

我现在只有在卫福部每天下午的记者会后,看一下更新,跟熟朋友聊一下国内外的情况,同时收看适量的外媒报导,然后就收工不再看疫情的消息了,反正也不会今天看、明天就疫情趋缓。

千万不要一起床就看新闻,一天就先被毁掉一半了。

 

Photo by Oscar Söderlund on Unsplash

 

.与身体健康有关的一点建议.

每天都要晒太阳。还能出门的话,每天都要出门晒一下太阳,如果不能出门,也要去阳台晒一下太阳。让身体吸收自然光真的很重要。

在家运动。家里已经有运动器材的话,把堆在上面的东西搬下来,开始使用吧!前几天跟朋友聊起来,他已经决定不去健身房运动了。这时候我就庆幸多年前我选了瑜伽,再加上2019一整年我东奔西跑,于是养成了在哪里都可以自己一个人练习的习惯(之前会很勤劳的去瑜伽会馆上团体课)。运动真的很有帮助,不只是物理身体的健康,也会有效降低焦虑。(注二)

一定要控制咖啡和零食的摄取量。我的观察是,咖啡的摄取量要比平常更少,因为在家工作的活动量会比通勤去公司上班低,还有就是现在读压力比平常还大的话(无论是因为疫情还是因为工作型态转换),咖啡更要少喝。如果会用吃来转移自己的焦虑的话,也要注意自己是不是焦虑的一直吃零食。

 

Photo by PRATAP CHHETRI on Unsplash

 

.隔离状态.

我没有遭遇过完全不能出门的状态,为了写这一段,我认真的回想了一下最接近隔离的生活方式——能想到的就是在高雄六龟缅甸内观的时候,留在内观中心里是满隔离的;去瑜伽中心训练的时候也满隔离的,毕竟中心里什么都有,完全不用离开中心就能生活,很像住校;在Goa的时候虽然没有很强的隔离感,但是当时没有电脑,一天的行程也很少,南印度网路讯号又很弱,就是个没事做、没地方去、没网路可用的情况,所以在Goa有经验过「无所事事的受困感」。

找一件事情来享受是满能调剂的事情。某个晚上,我把买了很久一直没有空画的着色本拿来好好的画完,其实是满享受的。

跟能支持自己的朋友视讯。通讯科技可以缓解无法离开住处的处境,如果人品不佳没有朋友,有5G讯号也没用。

 

.我自己的感受.
  1. 早上起床千万不要看新闻。
  2. 与其刷脸书,不如去看一本真正的书。
  3. 三月开始,我注意到自己的脑袋更纷乱,更容易分心,比平常更难冷静。在尽力回到最佳状态的过程中,也要比平常更宽容自己。不是只有我们在焦虑,大家都焦虑。体谅自己这时候没法跟以前一样状态好,接受自己现在的状态
  4. 真的太焦虑就做简单的工作,冷静下来才作比较需要创造力、创意和灵感的工作。

我的工作量差不多,不过社交生活变少,通勤时间也变少,多了很多时间可以做自己想做的事,还有自我观察。整个世界仿佛慢了下来,过了煞车期之后,我觉得我适应得还不错。

 

.延伸阅读.

Francesco Cirillo,《间歇高效率的番茄工作法》。

James Clear,《原子习惯》。

Chris Bailey,《最有生产力的一年》。

Ryder Carroll,《子弹思考整理术》

 

***

注一:如果是创作型的工作内容,真的很怕被打断。劳务型的工作因为可以灵肉分离的做,所以比较有可以打断的可能性。

注二:分享两个我最爱的瑜伽教学频道给大家:Fightmaster Yoga, and Yoga With Adriene

 

Leave a reply